Dosen USU bekali guru SMP PTPN IV Dolok Ilir pelatihan kearsipan alphanumerik

Medan (ANTARA) - Para dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara (USU) tergabung dalam tim Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) USU membekali guru dan staf sekolah SMP Swasta PTPN IV Dolok Ilir Kecamatan Dolok Batu Nanggar Kabupaten Simalungun dengan memberi pelatihan sistem kearsipan alphanumerik sesuai kaidah kearsipan dan elektronic filing yang bertujuan untuk meningkatkan keahlian dalam pemahaman pengelolaan arsip. 

Pengabdian yang diketuai Aryanti Sariartha Sianipar di Simalungun, Jumat (20/11) mengatakan kegiatan ini merupakan bagian dari Tri Dharma Perguruan Tinggi yang wajib dilaksanakan oleh seorang Dosen, dalam hal ini kegiatan tersebut dikoordinir oleh Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat USU.

Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat dengan Judul “Pelatihan Kearsipan Alphanumerik System Sesuai Kaidah Kearsipan Dan Elektronic Filing ini untuk memperkenalkan metode kearsipan bagi Guru-guru dan staf di sekolah SMP Swasta PTPN IV Dolok Ilir," katanya.

Baca juga: Manajemen PTPN IV kembali berikan Penghargaan Program Rumahku Surgaku

Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini diadakan sejak tanggal 10 September 2020 yang dipimpin langsung oleh Aryanti Sariartha Sianipar, S.E., M.Sc dan anggota yaitu Dr. Amlys Syahputra Silalahi, M.Si, Doli Muhammad Jafar Dalimunthe, SE, M.Si, Dr. Tetty Yuliaty, S.E., M.Si dan Yan Batara Putra Siringo-ringo, S.Si., M.Si.

"Tujuan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini juga sebagai program dalam pemberdayaan dan pengembangan ilmu pengetahuan yang di implikasikan kepada masyarakat agar dapat memecahkan masalah yang ada di masyarakat mengenai kurangnya fasilitas kearsipan dan pemahaman guru dan staf dalam mengelola arsip baik untuk diri sendiri maupun di sekolah," tambahnya.

Sekolah SMP Swasta PTPN IV Dolok Ilir merupakan sekolah yang terletak di sekitar areal perkebunan kelapa sawit PTPN IV dengan jumlah guru sebanyak sembilan orang dan tiga orang merupakan staf yang ditunjang dengan fasilitas ruang kelas memadai, namun ruang kearsipan dan fasilitasnya masih terbatas. 

Oleh karena itu, Tim PKM USU yang di Ketuai oleh Aryanti Sariartha Sianipar, SE, M.Sc sangat antusias untuk membagikan ilmu mengenai pengelolaan arsip dengan sistem yang paling sederhana dan mudah dipahami, yaitu sistem Alphanumerik. 

"Sistem ini memiliki biaya pengelolaan yang lebih terjangkau sehingga dapat dengan mudah dipraktekkan dalam pengelolaan arsip nilai-nilai siswa, berkas pribadi para guru, serta surat-surat yang masuk ke dan keluar  dari sekolah," pungkasnya. 

Kegiatan pelatihan dengan menjalankan Protokol Kesehatan, para peserta diwajibkan memakai Masker dengan disediakan air untuk mencuci tangan, handsanitazer dan pengaturan jarak bagi peserta. 

Dr. Amlys Syahputra Silalahi, M.Si sebagai anggota sekaligus alumni SMP Swasta PTPN IV Dolok Ilir menyampaikan agar para guru dan staf dapat memanfaatkan apa yang telah diberikan baik pengetahuan, kemampuan praktis dan modal pendukung untuk arsip sekolah dan arsip pribadi yang lebih tertata rapi. 

Sementara itu, Kepala Sekolah SMP Swasta PTPN IV Dolok Ilir Sri Rodiati menyampaikan banyak terima kasih kepada  para dosen Universitas Sumatera Utara yang memberikan perhatiannya bagi sekolah-sekolah yang letaknya di area pedalaman dalam peningkatan pelatihan kemampuan guru dan staf sekolah. 

Tim PKM memaparkan materi mengenai penyusunan arsip dengan sistem Alphanumerik disampaikan oleh Dr. Tetty Yuliaty, S.E., M.Si, dan praktiknya didampingi oleh Aryanti Sariartha Sianipar, S.E., M.Sc. 

Selama praktek, para guru dan staf administrasi diberikan fasilitas-fasilitas yang mendukung kearsipan seperti Alat tulis kantor, dan lemari arsip sebagai sarana dan prasarana yang mendukung tercapainya tujuan arsip yang lebih baik.