Jadwal retensi arsip harus disusun sistematis

Batubara (Antaranews Sumut) - Untuk mengatasi permasalahan yang timbul karena penambahan arsip dalam rangka mewujudkan efisiensi  dan efektifitas  dalan manajemen kearsipan maka perlu dan wajid ada program penyusutan arsip. 

Penyusunan arsip ini merupakan tahap akhir  dalam alur hidup kearsipan  setelah penciptaan, penggunaan,  dan pemeliharaan sebagaimana diamanatkan UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan. 

Dalam rangka melaksanakan program tersebut maka perlu adanya pedoman  Penyusutan atau Jadwal retensi arsip (JRA ).

Dengan JRA diharapkan sebuah organisasi /instansi pemerintah maupun swasta dapat melaksanakan program penyusutan  secara sistematis, rutin, mudah dan lancar, hal ini disampaikan Bupati Batubara H.RM Hary Nugroho SE di Lima Puluh, (Kamis 13/12).

Dalam menghadapi tantangan globalisasi sekaligus mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan dilembaga pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu penyelenggaraan kearsipan yang komprensif dan terpadu. 

Sementara disisi lain ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan  penyelenggaraan kearsipan bersipat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara konprensif dalam suatu undang-undang tersendiri.

Pertambahan jumlah dokumen/arsip dari sebuah organisasi  sejalan dengan dengan keaktifan sebuah organisasi. Organisasi yang aktif pasti akan menhasilkan arsip/ dokumen.

"Pertambahan arsip akan menjadi masalah bila tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu perlu  adanya manajemen kearsipan yang benar-benar dilaksanakan dengan baik dan disiplin," katanya.